Este estudo de caso segue um grupo odontológico em crescimento que enfrentou exatamente isso e reestruturou as compras com a Foshan Dunbo Medical Equipment Co., Ltd. Ele cobre o custo da compra descentralizada, como a centralização foi implementada sem interromper o trabalho clínico, o que mudou e o papel que as soluções da clínica odontológica da Dunbo Dental e o processo de pedidos em massa da Dunbo Dental desempenharam para torná-la viável.
O grupo operava dez clínicas numa região metropolitana, com propriedade mista de alguns locais e especialização clínica variada. As aquisições foram deixadas para os gerentes locais, o que produziu resultados previsíveis:
Variação de preço para itens idênticos. O mesmo modelo de peça de mão adquirido por quatro preços diferentes, dependendo do site que fez o pedido e de quem.
Desvio de especificação. Três padrões de acoplamento em uso em todo o grupo, o que significa que os instrumentos não poderiam ser transferidos entre locais e a escassez numa clínica não poderia ser coberta por outra.
Inventário fragmentado. Cada local mantinha seu próprio estoque de segurança de cada categoria, produzindo um estoque total significativo, com freqüentes rupturas de estoque em locais individuais – o pior de ambos.
Não há dados de gastos consolidados. Ninguém podia declarar os gastos de todo o grupo em instrumentos ou consumíveis, por isso não havia nada com que negociar e nenhuma linha de base para melhorar.
Experiência clínica inconsistente. Os pacientes que se deslocavam entre locais encontraram diferentes instrumentos e, ocasionalmente, diferentes padrões clínicos. Para um grupo que constrói uma marca, essa foi a consequência mais prejudicial e menos visível em qualquer relatório.
O gatilho foi uma revisão de qualidade a nível de grupo que encontrou variações nos resultados clínicos rastreáveis, em parte, às diferenças de equipamento entre locais – e uma revisão financeira mostrando que os gastos com instrumentos por local variaram em mais de um terço, sem qualquer justificação clínica para a diferença.
O grupo estabeleceu quatro objetivos:
Uma especificação em todos os sites. Qualquer médico que trabalhe em qualquer local utiliza o mesmo instrumento.
Compras consolidadas. Uma negociação, uma estrutura de preços, um cronograma de entrega.
Gastos visíveis. Dados em nível de grupo por categoria, por local, permitindo gerenciamento em vez de estimativa.
Inventário transferível. Instrumentos e consumíveis móveis entre locais, para que uma escassez local deixe de ser uma crise.
A avaliação do grupo diferiu da avaliação de uma única clínica num aspecto importante: testou a capacidade de fornecimento e não apenas amostras de produtos.
Você pode fornecer em escala de grupo? O reordenamento de dez locais em ciclos diferentes exige um fornecedor capaz de manter a continuidade das especificações e entregar em um cronograma contínuo, em vez de em contêineres únicos.
Você pode documentar de forma consistente? A aquisição em nível de grupo exige documentação uniforme em todas as remessas, porque os processos financeiros e de conformidade dependem disso.
A padronização será realmente válida? O grupo perguntou se uma especificação acordada no primeiro ano ainda estaria disponível no terceiro ano – uma questão sobre a continuidade da produção e não sobre o tamanho do catálogo.
Como os problemas são tratados em escala? Um grupo de dez sites gera mais dúvidas do que uma única clínica; a capacidade de resposta é proporcionalmente mais importante.
As respostas do fornecedor sobre estes quatro pontos foram mais decisivas do que o preço unitário, porque o problema do grupo era estrutural e não financeiro.
A centralização foi faseada para evitar a interrupção do trabalho clínico:
Fase um – piloto em dois locais. Duas clínicas totalmente convertidas, com instrumentos, consumíveis e protocolos de manutenção padronizados. Os médicos avaliaram instrumentos em uso real durante oito semanas. Esta fase foi deliberadamente clínica: se os instrumentos fossem rejeitados pelos médicos, o projeto seria interrompido independentemente da aquisição concluída.
Fase dois – especificação do grupo confirmada. Após a aceitação clínica, o grupo bloqueou uma única especificação: um modelo de peça de mão de alta velocidade, um padrão de acoplamento, configurações definidas de baixa velocidade, uma variedade de brocas padrão e um regime de manutenção. Os instrumentos existentes em locais não convertidos continuaram em serviço até serem substituídos.
Fase três – conversão contínua. Os locais restantes foram convertidos como instrumentos e atingiram o fim de sua vida útil, de modo que nenhum local foi forçado a descartar o material de trabalho. Conversão concluída em dois trimestres.
Durante todo o tempo, o grupo manteve os instrumentos funcionando em serviço até que as substituições fossem comprovadas – a disciplina que evita que projetos de padronização criem escassez.
A centralização mudou a mecânica de compra:
Ordenação consolidada. Requisitos do local agregados em pedidos de grupo feitos em um ciclo programado, substituindo compras ad hoc no nível do local. Este é o processo de pedidos em massa da Dunbo Dental na prática: menos pedidos maiores e programados, em vez de muitos pedidos pequenos e reativos.
Gerenciamento de nível par. Cada site possui níveis de paridade definidos por categoria; o reabastecimento é desencadeado pelo consumo e não por alguém notar uma gaveta baixa.
Entrega central com distribuição no local. Remessas para um único local, distribuídas internamente — reduzindo o custo de frete por unidade e tornando o recebimento, a inspeção e a documentação um processo único.
Gaste visibilidade. Categorias rastreadas por site, que expuseram imediatamente o consumo excessivo em alguns sites e diferenças clínicas genuínas em outros.
Disciplina de produto aprovado. Pedido de sites a partir da especificação acordada; exceções exigem justificativa. Isto é o que evita o desvio que criou originalmente o problema.
Três trimestres após a conclusão, a revisão do grupo registrou:
Menor custo por site. O volume consolidado melhorou os preços e eliminou o estoque de segurança duplicado, liberando capital de giro. A economia veio tanto da redução de estoques quanto do preço unitário.
Experiência clínica consistente. Um médico que se desloca entre locais utiliza instrumentos idênticos. Os pacientes encontram o mesmo padrão em todos os lugares – que é o que uma marca de grupo realmente exige.
Gerenciamento mais simples. A aquisição tornou-se um processo programado, em vez de dez negociações contínuas. Os gerentes locais pararam de dedicar tempo ao gerenciamento de fornecedores.
Resolução mais rápida de problemas. Um relacionamento com fornecedor, uma especificação, um conjunto de registros – uma pergunta sobre um instrumento é respondida com base em especificações conhecidas, em vez de ser investigada do zero.
Treinamento aprimorado. Novos médicos e enfermeiros foram treinados uma vez em um conjunto de instrumentos, em vez de por local.
A padronização em escala de grupo depende mais da confiabilidade do fornecimento do que em escala de local único, porque uma falha afeta múltiplas clínicas simultaneamente. Os requisitos do grupo eram específicos:
Reabastecimento programado que chega. Os sistemas de nível nominal falham se o reabastecimento atrasar, portanto, a confiabilidade da entrega é o mecanismo no qual todo o modelo se baseia.
Disponibilidade de especificações consistente. Os novos pedidos devem corresponder exatamente à especificação original – a capacidade do grupo de prometer aos médicos um instrumento consistente depende disso.
Respostas responsivas em volume. Dez sites geram dúvidas; a capacidade de resposta deve ser dimensionada em conformidade.
Rotação do serviço. Os instrumentos foram atendidos e devolvidos com rapidez suficiente para que os níveis de paridade se mantivessem sem excesso de estoque.
Este é o conteúdo prático do suporte de serviço pós-venda da Dunbo Dental em nível de grupo: não um documento de garantia, mas a capacidade de resposta que permite a um grupo administrar um estoque mais enxuto porque o reabastecimento e o serviço são confiáveis.
Padronize os acoplamentos antes de mais nada. O estoque transferível é o que faz a centralização funcionar; acoplamentos incompatíveis impedem isso.
Pilote clinicamente antes de se comprometer. A aceitação do médico é a porta de entrada, não a preferência de aquisição.
Não descarte o material de trabalho. Converta à medida que os instrumentos se retiram – as amortizações forçadas criam resistência e desperdício.
Acompanhe os gastos por site desde o primeiro dia. A visibilidade é o que torna o modelo gerenciável.
Escolha o fornecedor com base na capacidade estrutural. À escala do grupo, a consistência e a resposta são mais importantes do que o preço unitário.
O problema do grupo nunca foi que seus instrumentos fossem ruins. Aconteceu que dez sites se transformaram em dez formas diferentes de compra e ninguém conseguiu ver ou gerenciar o resultado. A centralização fixou a estrutura; a padronização corrigiu a inconsistência clínica; a ordenação consolidada fixou a economia.
Essas três mudanças são o que as soluções para clínicas odontológicas da Dunbo Dental foram criadas para suportar: especificação, continuidade de fornecimento e serviço tratados como um sistema e não como transações separadas. À escala do grupo, esse sistema é tão forte quanto a sua resposta mais fraca, razão pela qual o suporte do serviço pós-venda da Dunbo Dental é mais importante à medida que o grupo se torna maior.
Vamos entrar em contato.
A Foshan Dunbo Medical Equipment Co., Ltd. é um fabricante líder de equipamentos odontológicos de alta qualidade, especializada em peças de mão odontológicas (acionadas por ar, elétrica e cirúrgica)... Inscreva -se nossa newsletter
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